Politica de Proteccion de Datos
1. INTRODUCCIÓN:
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, la Fundación Visión Seven en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los siguientes lineamientos generales en esta materia:
1.1 Datos Generales: La Fundación Visión Seven es el responsable del tratamiento de sus datos personales, en adelante denominada Fundación Visión Seven, identificada con NIT Nro. 900.611.669-3 con sede única y principal en la Carrera 72 Nro. 10 BIS – 21 Of. 501 Torre B, en la ciudad de Santiago de Cali, Colombia:
Portal Web: www.fundacionvisionseven.org
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Teléfono: +57 2 3721853
2. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS
A través de esta política, la oficina de riesgos de la Fundación Visión Seven en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los datos personales de clientes, colaboradores, proveedores y contratistas, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra. La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales la Fundación Visión Seven, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad, hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”). Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales, realizado en forma presencial y/o virtual para un servicio y/o producto contratado o prestado a la Fundación Visión Seven. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria, reconociendo que ha leído y acepta los términos y condiciones por lo cual, la Fundación Visión Seven se encarga directamente del tratamiento de los datos personales. Esta política puede ser modificada en cualquier momento y se realiza con apego a la normatividad legal vigente, las mismas entran en vigencia y tienen efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por la Fundación Visión Seven para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.
3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS
La Fundación Visión Seven suministra, actualiza, ratifica, suprime, transfiere, almacena, usa, circula y comparte los datos personales, realizando el tratamiento en ejercicio propio de sus funciones legales y para el efecto, no requiere la autorización previa, expresa e informada del titular de los datos. Sin embargo, cuando no corresponda a sus funciones, debe obtener la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, de manera verbal, telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta, a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos no hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. La transferencia de datos de terceros solo se realiza cuando exista autorización correspondiente del titular. Así mismo, la Fundación Visión Seven implementa el aviso de privacidad al momento de recolectar datos personales. La Fundación Visión Seven puede intercambiar información de Datos Personales con autoridades gubernamentales o públicas, tales como: autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones. El dato personal sometido a tratamiento, debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. La Fundación Visión Seven conserva la información bajo estas características siempre y cuando el titular de los datos informe oportunamente sus novedades. Los datos personales sólo son tratados por aquellos Colaboradores de la Fundación Visión Seven que cuenten con el permiso o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. La Fundación Visión Seven no hará disponible los datos personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular. Todo dato personal que no sea dato público, debe ser tratado por la Fundación Visión Seven de manera confidencial durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el titular del dato personal y la Fundación Visión Seven haya finalizado. Cuando se presente una petición, consulta o reclamo por parte del Titular del dato y solicite información sobre la manera como son utilizados sus datos personales, la Fundación Visión Seven debe entregar dicha información.
4. DATOS SENSIBLES
Son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
4.1 Tratamiento de datos sensibles:
a). El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b). El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c). El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se pueden suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d). El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, tales como el registro almacenado a través del sistema de video-vigilancia con el que cuenta la Fundación Visión Seven.
e). El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento, se deben adoptar las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
f). El tratamiento de la historia clínica ocupacional con la finalidad de realizar programas de promoción y prevención de riesgos laborales dando cumplimiento al Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el trabajo conforme al decreto 1443 de 2014.
g). El tratamiento de datos de menores de edad con la finalidad de realizar actividades y/o eventos relacionados con la promoción y bienestar para el todo el grupo familiar de los colaboradores de la Fundación Visión Seven.
5. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
La Fundación Visión Seven garantiza a los titulares de los datos los derechos de acceder, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento. Estos derechos, pueden ser ejercidos directamente por el titular de la información, su apoderado o su causahabiente, según sea el caso.
6. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
En el tratamiento se asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Se prohíbe el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
7. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, SOLICITUD DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
Consulta: Todo titular de datos, tiene el derecho de conocer si sus datos personales han sido sometidos a un tratamiento por parte de la Fundación Visión Seven en los términos expresados en la Ley de protección de datos.
La consulta debe ser atendida a través de los canales de atención, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro de dicho término, se le informa al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que será atendida su consulta, la cual se le dará respuesta máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Reclamación, solicitud de rectificación: Los titulares de datos tienen el derecho de comprobar frente al responsable del tratamiento de la información la exactitud y veracidad del dato, y solicitar su rectificación cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de los datos deben indicar la información que solicitan corregir y adjuntar los soportes de la documentación que justifique lo solicitado. El reclamo debe ser atendido a través de los canales de atención, en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informa al interesado los motivos de la demora y se le dará respuesta máximo (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se debe solicitar al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el interesado presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que la Fundación Visión Seven no sea competente para resolver el reclamo, debe realizar el traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informar de la situación al interesado.
Actualización: La Fundación Visión Seven rectifica y actualiza a solicitud del titular de los datos, la información que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. Los titulares de la información, deben indicar los datos que solicitan corregir y además, adjuntar los soportes de la documentación que justifique lo solicitado. La actualización debe ser atendida a través de los canales de atención, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de no ser posible, se debe dar respuesta dentro de dicho término, se le informa al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que será atendida su actualización, la cual se le dará respuesta máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Supresión de datos: El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a la Fundación Visión Seven su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes con la finalidad para la cual fueron solicitados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines por los que fueron solicitados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Fundación Visión Seven. Sin embargo, este derecho del titular de datos no es absoluto y en consecuencia la Fundación Visión Seven puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a. El titular de datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular de datos; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Dando cumplimiento al principio de seguridad de la información establecido en la normatividad vigente, la Fundación Visión Seven adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su copia, adulteración, eliminación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
9. CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La Fundación Visión Seven garantiza los principios rectores de la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 para dar cumplimiento a la política de protección de datos personales, en donde se incluye lo siguiente:
Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley, es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no pueden ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo puede realizarse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley 1581 de 2012.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012, se debe manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de datos públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
10. MODIFICACIÓN A LAS POLÍTICAS
La Fundación Visión Seven se reserva el derecho de modificar en cualquier momento y de manera unilateral sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio debe ser publicado y anunciado. El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.
11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La vigencia de esta política es a partir de su publicación.
